Algemeen beleid

1.1 Visie, strategie en meerjarenbeleid

Vanboeijen ondersteunt en begeleidt in en om Drenthe meer dan 800 kinderen, jongeren, volwassenen en ouderen met een verstandelijke beperking en een complexe ondersteunings- en begeleidingsvraag. Circa 750 hiervan wonen ook bij Vanboeijen en ruim 70 clienten werken of hebben dagbesteding bij Vanboeijen. Ruim 1550 gedreven en enthousiaste medewerkers die zich hiervoor dagelijks inzetten. Daarnaast zetten ruim 700 vrijwilligers zich belangeloos in voor de bewoners en cliënten die bij ons wonen en werken. Vanboeijen heeft ruim 100 woon-, werk- en dagbestedingslocaties.

Missie

Wij geloven er in dat ieder mens een waardevol leven leidt. Het is onze kerntaak om mensen met een verstandelijke beperking daarin te ondersteunen en begeleiden. Met de overtuiging: 

Goed leven - Mooi werk - Met elkaar

Cliënt centraal                     De vraag van de cliënt staat centraal. Wij volgen de individuele ondersteuningsvraag en wens. Dat wat de cliënt kan of wil maken wij (naar vermogen) waar.
Continuïteit                          Om een gezonde en stabiele organisatie te zijn en te blijven, moet de basis altijd op orde zijn. Dus kwaliteit van zorg en een gezonde (financiële) bedrijfsvoering.
Vakmanschap & vertrouwen We werken vanuit een cultuur van vakmanschap en vertrouwen. Dat betekent dat medewerkers altijd vanuit hun professionele expertise handelen en daar ook op bevraagd mogen worden. Het betekent samen een open gesprek en discussie aan kunnen gaan, zonder een gevoel van onveiligheid te ervaren. Vragen kunnen stellen zonder oordeel en echt oprecht kunnen luisteren naar elkaar.

Visie op begeleiding

De kwaliteit van leven van de bewoners en cliënten is voor ons leidend. De invulling daarvan vindt plaats vanuit de driehoek cliënt-ouder/verwant(en)-begeleider(s). Samen ontdekken we wat de bronnen van welbevinden voor de bewoner en cliënt zijn.  We maken we afspraken over begeleiding, behandeling en ondersteuning.


Randvoorwaarden

Begeleiding is maatwerk en het vraagt van de organisatie Vanboeijen om aan een aantal randvoorwaarden te voldoen.

Werken vanuit één duidelijk doelgroepenbeleid: we onderschrijven het unieke van ieder mens en kijken individueel naar wat de bewoner en cliënt daarin van ons vraagt. Toch zijn er wezenlijke en voor de ondersteuning en begeleiding relevante verschillen tussen bepaalde leeftijdsfasen, gedragsvraagstukken en zorgvragen. Het werken met doelgroepen is nodig om specifieke kennis en kunde te ontwikkelen en nog beter in te spelen op behoeften.

Continuïteit van de organisatie: zowel in personele, kwalitatieve als financiële zin. Een stabiele organisatie is nodig om voor bewoners en cliënten en ouders/verwanten een betrouwbare partner te zijn en om duurzame en betekenisvolle relaties 'in de driehoek' te kunnen ontwikkelen.

Vakmanschap & vertrouwen: van al onze medewerkers verwachten we dat ze de bewoners en cliënten voor wie zij werken kennen, begrijpen en weten wat zij kunnen bijdragen aan hun kwaliteit van leven. Ook zijn onze medewerkers geschoold voor het werk dat zij doen, investeert Vanboeijen in leren en ontwikkelen en verwachten we dat medewerkers zich eigenaar voelen en tonen van hun eigen expertise en ontwikkeling.

Dit vraagt een uitstekende samenwerking tussen verschillende disciplines: bij de afdeling ABC (advies, behandeling en consult) werken ongeveer 100 gespecialiseerde medewerkers, met over het algemeen een hybride rol: enerzijds het uitvoeren van specifieke behandelingen en anderzijds een adviserende en soms coachende rol naar de (persoonlijk) begeleiders.

24-uurs zorg

Wonen, werken, vrije tijd en nachtzorg worden binnen de 24-uurs zorg georganiseerd. Deze ontwikkeling is in 2017 ingezet. De nachtzorg was binnen Vanboeijen in een apart nachtzorgteam georganiseerd en gaat deel uitmaken van de ondersteuning en begeleiding die verleend wordt op de woonlocatie en wordt daarmee onderdeel van wonen. De behoefte van de bewoner aan zorg in de nacht is leidend bij deze herinrichting, die zonder reorganisatie plaatsvindt. Met deze beweging zullen we een kwaliteitsslag maken in de zorg die in de nacht aan onze bewoners wordt geleverd.  

Op locatie en in de driehoek van cliënt, ouder/verwant en begeider(s) wordt het eigen werk georganiseerd waarbij de ondersteuningsvraag van de bewoner en cliënt steeds weer het uitgangspunt is voor onze dienstverlening. Er worden met elkaar keuzes gemaakt en de best passende oplossingen gevonden voor vraagstukken en in gang gezet. Dit alles binnen duidelijke spelregels en afspraken. Afspraken die belangrijk zijn op het gebied van wet- en regelgeving en die belangrijk zijn voor de professionaliteit en de (financiële en zorg) continuïteit van Vanboeijen.

De teams en de locaties worden ondersteund door collega’s van de afdeling ABC (advies, behandeling en consult) en van de ondersteunende stafdiensten. Zij ontzorgen, faciliteren, adviseren en helpen begeleiders, zorgmanagers en locaties bij de vragen die er zijn.

1.2 Algemeen beleid in het verslagjaar

Herstelplan

Het herstelplan, opgesteld in de zomer van 2016, beoogt het herstel van de financiële positie van Vanboeijen en het leggen van de basis voor een solide toekomst. In het eerste kwartaal van 2017 is één van de meest ingrijpende onderdelen van het herstelplan uitgevoerd: de reductie van het middenmanagement. De functie van teamleider (60 medewerkers) is uit het organogram verdwenen en de functie van zorgmanager (25 medewerkers) is ingevoerd. Een zorgmanager is de leidinggevende van een cluster van een aantal locaties en integraal verantwoordelijk voor de kwaliteit en continuïteit van die locaties.

Op 1 april zijn de meeste nieuw benoemde zorgmanagers in hun functie begonnen, enkelen zijn later gestart. Tijdens de management tweedaagse begin april heeft de bestuurder vastgesteld dat de crisisperiode was beëindigd en dat begonnen kon worden aan de wederopbouw van Vanboeijen. Een Vanboeijen waar met elkaar gezorgd wordt voor een goede continuïteit en stabiliteit van waaruit gewerkt wordt aan optimale kwaliteit van zorg en een gezonde bedrijfsvoering.

Ook de ondersteunende afdelingen kregen in 2017 nieuwe leidinggevenden. Per 1 oktober heeft de afdeling ABC (advies, behandeling en consult) een nieuwe manager gekregen. 

Efficiënter werken in de indirecte en de ondersteunende functies binnen Vanboeijen is een onderdeel van het herstelplan, dat in 2018 verder invulling krijgt.

Managementdagen

De maandelijkse managementdagen hebben bijgedragen aan elkaar leren kennen, een gedeeld beeld van missie en visie te verkrijgen en met name aan een positieve dynamiek en constructieve samenwerking met elkaar. Werken aan de ontwikkelingen en verbeteringen binnen Vanboeijen waren hierbij belangrijke uitgangspunten.

Programma 'Thuis en op het werk bij Paulien, Ahmed en Dinie...'

Het doel van het programma is de basis op orde brengen, meer aan te sluiten bij de vraag en leefwereld van de bewoners en cliënten en een goede multidisciplinaire samenwerking creëren. De dromen, wensen en talenten van de cliënten binnen Vanboeijen staan centraal in alles wat we doen. Aan het programma zijn 10 verschillende projecten gekoppeld, die er samen voor moeten zorgen dat de basis op orde komt.

Welkom bij Vanboeijen

Er komt één ingang voor nieuwe bewoners en cliënten. Wij geloven daarbij in de kracht van persoonlijke aandacht en persoonlijk contact. Daarom laten onze cliëntadviseurs nieuwe cliënten graag zien en ervaren hoe het bij ons gaat. Iedereen is welkom bij Vanboeijen, ons principe is niet OF maar HOE wij de ondersteuning en begeleiding kunnen bieden die van ons gevraagd wordt.

Werken in de driehoek

We ontwikkelen een praktische werkmethode voor het werken in de driehoek ‘cliënt-familie/verwant-persoonlijk begeleider’. Samen met de mensen uit de driehoek zelf. Bewoners en cliënten, hun familie/verwanten en de medewerkers om hen heen werken voortdurend samen aan goede ondersteuning en begeleiding. Voor iedere cliënt op een manier die aansluit bij hem en bij zijn familie/verwanten. Deze stevige basis van samenwerking en ondersteuning maakt het voor cliënten mogelijk hun (eigen) leven te leven en zich te ontwikkelen.

Persoonlijk plan staat voorop

Het nieuwe persoonlijk plan is het plan van onze bewoner en cliënt en komt tot stand in de driehoek. Alle disciplines binnen Vanboeijen werken daarin met elkaar samen. We hebben ervoor gekozen om het persoonlijk plan op te stellen vanuit de acht domeinen van Schalock, die goede handvaten bieden om daadwerkelijk die ondersteuning te bieden die de kwaliteit van het leven van onze cliënten verhoogt. Al vele jaren wordt er gediscussieerd over kwaliteit van bestaan. Volgens Schalock wordt de ervaren kwaliteit van bestaan beïnvloed door persoonlijke en omgevingsfactoren en de interacties daartussen. Kwaliteit van bestaan wordt vergroot als mensen zelf participeren in beslissingen over hun eigen leven en meedoen in de samenleving net als ieder ander. De ervaren kwaliteit van bestaan wordt het beste gewaarborgd door persoonlijke ondersteuning  en begeleiding op maat.

Betekeniskaart

In 2017 is de planning & control cyclus doorontwikkeld en is de jaarplansystematiek in de vorm van de betekeniskaart vanaf 2018 voor iedereen beschikbaar. De betekeniskaart is het instrument dat is ontwikkeld om doelen van een team en organisatie, zoals ook beschreven in de kaderbrief, weer te geven in een aantal aandachtsgebieden. Hierdoor ontstaat een samenhangend overzicht van doelen. Deze doelen worden vervolgens uitgewerkt in concrete acties en gekoppeld aan een eigenaar. Vooraf samen heldere afspraken maken, levert een betere samenwerking op en meer resultaat. In 2017 hebben de teams hiermee een start gemaakt en dat leverde positieve reacties op. Met name omdat men echt met elkaar in gesprek kwam over de situatie binnen teams en op locatie.

Krachtige teams

Dat betekent dat vanuit vakmanschap en vertrouwen teams ruimte, vrijheid en eigen verantwoordelijkheid hebben om zaken te initiëren en op te pakken om hiermee aan te kunnen sluiten bij wat de cliënt nodig heeft. In 2017 hebben we een praatplaat gemaakt waarin de spelregels staan en helder is weergegeven wat een team zelf kan regelen en waar ondersteuning gevraagd kan worden. Ook is een aantal teams met coaches aan de slag gegaan om zich verder te ontwikkelen.

Basis op orde

Om de basis op orde te krijgen is er in 2017 binnen Vanboeijen op een aantal thema’s voortgang geboekt. In voorwaardelijk opzicht zijn op organisatieniveau hiervoor acties uitgevoerd zoals het (her) schrijven van het medicatiebeleid en het aanscherpen van het hygiënebeleid. In 2017 was kwaliteitsborging een speerpunt in het beleid van Vanboeijen. Binnen de nieuw ingerichte organisatie is het eigenaarschap voor kwaliteit en veilige zorg nadrukkelijk belegd in het primaire proces en zijn de zorgmanagers en teams verantwoordelijk. Dit past in de ontwikkeling naar een krachtig team.

Ten behoeve van het leveren van verantwoorde en veilige zorg is in 2017 een plan van aanpak uitgevoerd dat moet leiden tot de 'basis op orde'. De basis op orde betekent bij Vanboeijen dat er een verbetercultuur is waarin verantwoorde en veilige ondersteuning en begeleiding wordt geboden die voldoet aan wet- en regelgeving. Als start hiervoor is door de zorgmanager voor iedere locatie een analyse gemaakt, op basis waarvan directe verbeteringen zijn doorgevoerd en actieplannen zijn voorbereid om de locatie op orde te krijgen.

Op een zevental locaties van Vanboeijen zijn pre-inspecties door een oud inspecteur van de IGZ uitgevoerd met als doel te leren en te verbeteren. De algemene conclusie is dat op alle locaties op het gebied van kwaliteit van ondersteuning en begeleiding verbeteringen nodig zijn. Hiervoor zijn de volgende acties uitgevoerd:

  1. Inzet van de functionaris ondersteuner kwaliteit en veiligheid om de teams te ondersteunen voor concrete resultaten om de veiligheidsrisico’s voor cliënten te verminderen;
  2. Naast de zaken die direct op orde gemaakt kunnen worden, zijn er ook acties die op organisatieniveau voorbereid moeten worden. Denk hierbij aan procedures en werkinstructies rond voorschrijven en delen van medicatie of het opnemen van verbeterde onderdelen in het ECD waaronder de BOPZ kaart;
  3. Verplichte scholingen voor medewerkers op het gebied van: hygiëne, medicatie, vrijheidsbeperking en agressie. Deze zijn voor een deel uitgevoerd in 2017 en geborgd in het scholingsplan 2018.

Naast de meetbare kwaliteit wordt de voelbare en merkbare kwaliteit steeds belangrijker. Dat betekent bewustwording en met elkaar in gesprek blijven over het verbeteren van de kwaliteit van ondersteuning en begeleiding.

Kwaliteit

Continu verbeteren: Vanboeijen is bezig om de basis op orde te krijgen op het gebied van kwaliteit en veiligheid. Het melden van incidenten rondom cliënten én medewerkers is daar een belangrijk onderdeel van. Incidenten komen in alle organisaties voor, ook bij Vanboeijen. Het gaat daarbij om vermijdbaarheid en niet om verwijtbaarheid. Zo is er in 2017 een project uitgevoerd om te leren van de MIC- en MIM-meldingen.

Juiste medewerker op het juiste moment

Het (waar nodig) ontwikkelen, organiseren en implementeren van capaciteitsmanagement, flexibiliteit en roostermethode zodat de inzet van medewerkers binnen Vanboeijen is gebaseerd op de ondersteuningsvraag van de cliënt. Waarbij continuïteit in de ondersteuning en begeleiding die wordt verleend zeer belangrijk is voor onze cliënten.

Vanboeijen laten zien binnen én buiten

We willen nadrukkelijk uitdragen waar Vanboeijen voor staat en wat dat betekent in het dagelijks leven. Voor de bewoner/cliënt, de ouder/verwant en de medewerker. Goed leven. Mooi werk. Met elkaar. In strategie verwoord en doorvertaald naar alle middelen waar Vanboeijen in communiceert. En uiteraard in contact met de buitenwereld die ook communiceert over Vanboeijen. We willen vindbaar en zichtbaar zijn voor de buitenwereld, voor nieuwe bewoners en cliënten en hun ouder/verwant. Ook voor nieuwe medewerkers willen wij zichtbaar en aantrekkelijk zijn. En voor organisaties waarmee we (kunnen) samenwerken of die stakeholder van ons (kunnen) zijn. Eind 2017 is een nieuwe website voor Vanboeijen live gegaan. Deze site heeft een oude site vervangen. Vanboeijen heeft nu een site die past bij het Vanboeijen van nu. Een site vol beleving, relevante informatie en mooie verhalen.


Ontwikkelafspraken met het zorgkantoor

Vanboeijen heeft met het zorgkantoor vier belangrijke afspraken gemaakt voor 2017. Naast de doorontwikkeling van het ECD zijn dat het Huis Vanboeijen, het project vitaliteit voor en gezonde leefstijl van onze cliënten en de zorg voor de ouder wordende bewoner en cliënt. Begin 2018 heeft het zorgkantoor de eindrapportage ontwikkelafspraken 2017 goedgekeurd. Vanboeijen heeft goed kunnen laten zien wat we met deze projecten gerealiseerd hebben, de CVR heeft dit nadrukkelijk ondersteund en het zorgkantoor was positief over de resultaten. De bijbehorende financiële middelen over 2017 zijn dan ook toegekend.

ECD

Vanboeijen heeft als inhoudelijk uitgangpunt (in lijn met het ontwikkelverhaal) ervoor gekozen om in het nieuwe persoonlijk plan te werken vanuit de domeinen van Schalock omdat die handvaten geven voor de ondersteuning en begeleiding die verleend wordt om de kwaliteit van bestaan van de cliënten te verhogen. Het invoeren van een nieuw ECD in 2017 maakte deze beweging mede mogelijk. Na de invoering van het nieuwe ECD hebben ouders en verwanten ook weer toegang verkregen tot de portal van hun verwant. Dat is vanuit onze visie en het werken in de driehoek erg belangrijk.

Huis Vanboeijen

Huis Vanboeijen is een online platform dat het werken in de driehoek ondersteunt. Het wordt gebruikt om het wel en wee op een locatie in de betrokken driehoek van bewoners, ouders/verwanten en medewerkers te delen. In 2017 zijn meerdere locaties live gegaan en de ervaringen zijn positief. Vooral het uitwisselen van foto’s met verwanten is een geliefde bezigheid.

Project vitaliteit

Als vervolg op 2016 zijn er in 2017 op 45 locaties vrijwillig door medewerkers, cliënten en ouders/verwanten leefstijlscans afgenomen. Deze scans vormden de basis voor afspraken over gezond leven, zowel op individueel- als locatieniveau. Dit betreft alle afspraken op het gebied van het verhogen van de vitaliteit van cliënten. Voorbeelden hiervan zijn:

  •  verminderen van roken.
  •  verminderen alcoholgebruik.
  •  verminderen slecht eetgedrag.

Begeleiding- en scholingsprogramma ouderen

Dit programma richt zich onder andere op kennis van en omgaan met dementie. Hierbij maken we gebruik van DCM (dementia care mapping), een instrument om gedrag van iemand met dementie in beeld te brengen en zo informatie te krijgen over waar iemand blij of juist niet blij van wordt. Het doel hiervan is de ander beter te begrijpen en beter aan te sluiten op diens behoefte.

 

HR beleid en uitvoering

Het HR-beleid binnen Vanboeijen heeft in 2017 in het teken gestaan van het anticiperen op de gewenste richting van de organisatieontwikkeling en invulling geven aan het herstelplan. Hiernaast zijn er voor verschillende thema’s activiteiten uitgevoerd, gericht op een meer toekomstgericht bestendig HR-beleid en -plan. De verschillende thema’s en activiteiten zijn hieronder beschreven.

Thema instroom

De krapte op de arbeidsmarkt laat zich steeds meer gelden. Het aantal zorgvacatures neemt toe en profilering en positionering als aantrekkelijke organisatie voor mensen met een verstandelijke beperking wordt steeds belangrijker. Dit geldt ook voor het werken aan het imago en het in staat zijn om de mensen met juiste kwalificaties aan te trekken.

Aan dit thema is als volgt gewerkt:

  • Vormgeven van een nieuwe arbeidsmarktcampagne in samenwerking met noordelijke organisaties voor mensen met een verstandelijke beperking. Een nieuwe website is gerealiseerd met veel aandacht voor potentiële werknemers. Meer gebruik van up-to-date wervingsteksten en actievere inzet van social-media.
  • We werken aan de verdere professionalisering van recruitment met als doel een proactieve en innovatieve benadering van de arbeidsmarkt, in 2017 is de planvorming gerealiseerd, de uitvoering vindt plaats vanaf het eerste kwartaal van 2018.
  • Er wordt planmatig gewerkt aan de beroepspraktijkvorming met als speerpunten 50 structurele leerwerkplekken en 75 stageplekken, het vormgeven van een leercarrousel en het bouwen aan verdere integratie van leren en werken in samenwerking met het onderwijs.
  • Het inwerk- en introductiebeleid is opnieuw vormgegeven.
  • We investeren in jong talent met het aanstellen van een aantal trainees.
  • Bij de selectie werken we met een structurele inzet van een light assessment bij indiensttreding voor zorgprofessionals (EQ-I).

Thema vitaliteit en duurzame inzetbaarheid

Energieke medewerkers en medewerkers die duurzaam in staat zijn om het werk te verrichten, zijn voor Vanboeijen cruciaal om een optimale ondersteuning te kunnen geven aan de bewoners en cliënten. Kernelementen hierbij zijn; employability, het vermogen om nu en in de toekomst adequaat je werk te verrichten; werkvermogen, de mate waarin medewerkers fysiek, mentaal en sociaal in staat zijn om hun werk te verrichten en vitaliteit, energieke, veerkrachtige en fitte medewerkers.

Aan dit thema is als volgt gewerkt:

  • Om het verzuim te verminderen en te beheersen is een taskforce verzuim ingesteld gericht op het in control zijn van verzuimontwikkeling en verzuimdossiers. Hierbij is ook gekeken naar preventiebeleid, dit alles vraagt blijvende aandacht. Daarmee is het aantal langdurige verzuimers fors teruggebracht van 70 dossiers begin 2017 naar 45 dossiers aan het einde van het jaar.
  • Door de inzet van een mobiliteits- en loopbaanadviseur wordt concreet antwoord gegeven op loopbaan- en mobiliteitsvragen. Medewerkers zijn ondersteund met vragen rondom hun loopbaan en in verschillende situaties heeft dit geleid tot doorstroom naar andere functies of afdelingen waardoor medewerkers beter op hun plek gekomen zijn.
  • In 2017 heeft Vanboeijen ingezet op verbetering van de roostersystematiek. Aandachtspunten hierbij zijn: meer voorspelbaarheid van de roostering, werken met een jaarrooster met als resultaat dat er grip ontstaat op ureninzet, rust in de roosters van de medewerkers, continuïteit van zorg en terugdringen van uitzenduren.
  • Er zijn verschillende workshops uitgevoerd gericht op vitaliteit en een goede balans tussen werk en privé. De inhoud van de meeste workshops is als goed beoordeeld door de deelnemers.

Thema vakman-/ vrouwschap

Het is voor Vanboeijen van belang dat medewerkers voldoende zijn toegerust om hun professie en taken uit te voeren en in staat zijn om te reflecteren op de professionele uitoefening van hun vak.

Aan dit thema is als volgt gewerkt:

  • Forse investeringen en aanpak voor het opleiden van personeel, onder andere door een inhaalslag van verplichte opleidingen, zoals voorbehouden handelingen, BOPZ en omgaan met agressie en de opzet van een (bij)scholingsprogramma complexe zorg. Het uitvoeren van leertrajecten met werkplekleren, coaching en blended learning als vertrekpunt.
  • Er is een plan van aanpak opgesteld om medicatie en medicatieveiligheid te verbeteren en optimaliseren. Per locatie zijn aandachtfunctionarissen aangesteld en getraind.
  • Er hebben oriëntaties plaatsgevonden naar de reflectieve praktijk, een aanpak en methode om vanuit de dagelijkse praktijk en casuïstiek te reflecteren op professioneel handelen, dit ook in lijn met het nieuwe kwaliteitskader gehandicaptenzorg.  

Thema organisatievernieuwing en leiderschapsontwikkeling

Onder dit thema verstaan wij een verdere invulling van een volwassen organisatie met volwassen medewerkers en volwassen verhoudingen, waardoor medewerkers flexibel en inzetbaar zijn en er sprake is van duurzaamheid en toekomstbestendigheid.

Aan dit thema is als volgt gewerkt:

  • In het eerste kwartaal 2017 heeft een transitie en transformatie plaatsgevonden van besturing van het primaire proces, waarbij een ontwikkeling heeft plaatsgevonden van teamleider op locatie naar een nieuw vormgegeven functie van zorgmanager. Hierbij wordt op een ander managementniveau invulling gegeven aan het aansturen, coachen en faciliteren van teams en clusters. Via een werving- en selectieprocedure is hieraan invulling gegeven. Een sociaal plan is ondersteunend geweest om een deel van de teamleiders te begeleiden naar een ander loopbaanperspectief. Een aantal teamleiders is via de selectieprocedure benoemd als zorgmanager aangevuld met externe nieuwe collega’s voor deze functie.
  • Door frequente managementdagen is vervolgens invulling gegeven aan teamontwikkeling en wordt leiderschapsontwikkeling vormgegeven.
  • Teams zijn met coaching toegerust om als krachtig team invulling te geven aan hun doelen en resultaten.

1.3 Strategie en meerjarenbeleid

'Vanboeijen als zorgaanbieder beter positioneren in de markt, de huidige diensten handhaven en mogelijk uitbreiden in de regio en gaan voor een bredere bekendheid van Vanboeijen' is de strategische uitdaging voor Vanboeijen.

In 2017 is er een belangrijke basis gelegd voor deze strategie en het meerjarenbeleid van Vanboeijen.  Naast het ontwikkelverhaal zijn het programma en de betekeniskaart belangrijke pijlers voor de realisatie van de strategie en het meerjarenbeleid.

Het ontwikkelverhaal beschrijft hoe Vanboeijen de komende jaren doorbouwt. De visie op zorg is ook in 2018 leidend voor de manier waarop Vanboeijen de ondersteuning en begeleiding aan cliënten organiseert en hoe Vanboeijen acteert en reageert op regionale en landelijke ontwikkelingen. In het najaar van 2017 is een traject gestart dat in 2018 de strategische koers voor de toekomst van Vanboeijen oplevert.

Ook het programma voor 2017 en 2018 'Thuis en op het werk bij Paulien, Ahmed en Dinie...', waarin alle belangrijke projecten die gestart zijn binnen Vanboeijen zijn ondergebracht, draagt bij aan de toekomst van Vanboeijen. Het doel van het programma is de basis op orde te brengen, meer aan te sluiten bij de vraag en de leefwereld van de bewoner en cliënt en een goede multidisciplinaire samenwerking te bewerkstelligen.

Daarnaast is de doorontwikkeling van de planning & control cyclus van belang. De betekeniskaart wordt vanaf 1 januari 2018 gebruikt waardoor we continu verbetering kunnen blijven aanbrengen in onze processen en deze ook kunnen monitoren.

Vanboeijen wil die gezonde, gedreven, sprankelende en vernieuwende organisatie zijn, die vol vertrouwen de (complexe) ondersteuningsvraag van mensen met een verstandelijke beperking kan beantwoorden.

Kernelementen van de strategische doelen zijn:

  • Vanboeijen zet in op het werken in de driehoek: cliënt, ouders en verwanten en de professional, waarin met elkaar voortdurend gewerkt wordt aan goede ondersteuning en begeleiding.
  • We willen echt de cliënt zien en leren kennen; dit doen we onder andere door de domeinen van Schalock in het persoonlijk plan op te nemen en medewerkers te ondersteunen en leren om hiermee te werken. Het persoonlijk plan waarin alle belangrijke afspraken van de cliënt worden vastgelegd, zal veel meer nog dan nu het persoonlijk plan van de cliënt zelf zijn in 2018.
  • De rol van ouders en verwanten is voor ons erg belangrijk, zij zijn de stabiele factor in het leven van onze bewoners en cliënten. Het wordt daarmee nog belangrijker om écht te luisteren naar hun vragen, naar wat zij nodig hebben.
  • In Huis Vanboeijen, waar bewoners, ouders/verwanten en medewerkers met elkaar in een Facebookachtige, veilige omgeving communiceren, wordt het werken in de driehoek verder versterkt.
  • Vanboeijen heeft één professioneel gecentraliseerd 'voorportaal' georganiseerd waarin de in-, door- en uitstroom van cliënten goed geregeld is.
  • Vanboeijen wil zichtbaar zijn als zorgorganisatie, aantrekkelijk zijn voor potentiële cliënten en makkelijk te vinden zijn.  De eerste contacten met de cliënten en hun ouders/verwanten daarin zijn cruciaal.
  • Vanboeijen heeft bewezen díe ondersteuning en begeleiding te bieden die de cliënten met complexe zorgvragen nodig hebben en onderscheidt zich daarin van collega-zorgorganisaties vanwege haar expertise en kennis van deze specifieke doelgroep.
  • Gezien de landelijke tendens in 2017 dat cliënten met complexe begeleidingsvraagstukken steeds lastiger een goede plek vinden waar zij de ondersteuning en begeleiding kunnen ontvangen die ze nodig hebben, zien wij als specialist hier goede mogelijkheden voor Vanboeijen ook in 2018.
  • Vanboeijen wil in Drenthe, ook daar waar zij nog geen (grote) speler is zoals in het zuidoosten van de provincie haar dienstverlening uitbreiden.
  • Vanboeijen heeft in de regio twee gezondheidscentra, één in Assen en één in Meppel en heeft daarmee veel medische en paramedische expertise in huis. Daardoor is Vanboeijen juist ook voor potentiële cliënten een aantrekkelijke zorgorganisatie. In de toekomst zal deze expertise niet alleen binnen Vanboeijen zelf maar waar mogelijk ook breder in de regio ingezet worden. 
  • Op Park Diepstroeten, daar waar Vanboeijen ooit als ‘Hendrik van Boeijenoord’ is gestart,  wordt de integratie met de nieuwe wijk uitgebouwd.
  • De samenwerking met De Zijlen in Flinq Jeugd wil Vanboeijen continueren en verder professionaliseren zodat Flinq Jeugd een aantrekkelijke partner is in de markt voor LVG jeugd.
  • Vanboeijen staat open voor andere ouderinitiatieven om aan te sluiten. De werkwijze binnen Vanboeijen en de wijze waarop we ondersteuning en begeleiding verlenen sluit goed aan bij de vraag van ouderinitiatieven.
  • Vanboeijen wil de relaties met collega-instellingen in het noorden, waar nodig en mogelijk, verstevigen om zo de krachten te bundelen. Gebruik kunnen maken van elkaar of van het gezamenlijke volume en zo inspelen op maatschappelijke ontwikkelingen waar elke organisatie mee te maken heeft zoals de krapte op de arbeidsmarkt.

De speerpunten voor 2018 zijn:

  • Vanboeijen wil dichtbij de bewoners en cliënten en hun ouders/verwanten zijn. In krachtige teams staat de eigen regie van onze cliënten voorop en hebben ouders, verwanten en medewerkers veel ruimte om zelf organiserend te zijn, binnen de spelregels die we daarover met elkaar hebben afgesproken.
  • Het locatieoverleg waarin de zorgmanager, een aantal teamleden van de locatie en de ouders/verwanten participeren is een belangrijke overlegvorm waarin alles bij elkaar komt.
  • Kennis delen, kennis verbreden en kennis uitbreiden om zo het zorg inhoudelijk kennisniveau binnen Vanboeijen verder omhoog te brengen en aan te sluiten op de ontwikkelingen in de doelgroepen.
  • Vanboeijen zet fors in op preventie van (langdurige) uitval van medewerkers.
  • Vanboeijen wil een vitale organisatie zijn met medewerkers die zelf vitaal en veerkrachtig zijn. Managers worden bij verzuim van medewerkers ondersteund door een casemanager van HR en kunnen tevens andere ondersteuning krijgen als dat nodig is van de HR-adviseur, de bedrijfsarts of bijvoorbeeld een arbeidsdeskundige. Medewerkers zijn goed op de hoogte van hun eigen verantwoordelijkheid in het ziekteproces. We gaan uit van de mogelijkheden die medewerkers nog hebben, van wat ze nog wel kunnen.
  • We maken duidelijke afspraken over gezond werken en spreken elkaar aan als afspraken niet worden nagekomen.
  • Binnen de ondersteunende stafdiensten wordt de kwaliteitsslag die in 2017 reeds is ingezet in 2018 verder vormgegeven. Ondersteunende diensten hebben hun bemensing en processen op orde, werken professioneel en zijn daadwerkelijk ondersteunend aan het primaire proces. De projecten sluiten aan bij de vraag vanuit de organisatie.
  • De afdeling ABC (advies, behandeling en consult)  is in de basis op orde en goed georganiseerd. Vanuit hun professionaliteit werken ze multidisciplinair samen met alle medewerkers op de locaties waarbij ze hun inhoudelijke kennis inzetten voor de ondersteuning en begeleiding die gevraagd wordt door onze cliënten. ABC is zo georganiseerd dat er een goede samenhang is met de ondersteuning en begeleiding die geleverd wordt op de locaties.
  • De rollen, taken en verantwoordelijkheden zijn beschreven in een professioneel statuut en daarmee helder voor iedereen binnen Vanboeijen.
  • De directie heeft regelmatig overleg met een afvaardiging vanuit ABC over de kwaliteit van zorg.
  • Naast de medewerkers zijn vrijwilligers voor veel van de cliënten erg belangrijk. Binnen Vanboeijen zijn meer dan 700 vrijwilligers actief die zich voor onze cliënten inzetten. Zij spelen een belangrijke rol in het leven van onze cliënten. Ze zijn er voor individuele cliënten maar leveren vaak ook een belangrijke bijdrage aan bredere activiteiten en bij evenementen. Vrijwilligers zijn vaak jarenlang betrokken bij een bewoner of bij Vanboeijen. We binden vrijwilligers aan Vanboeijen door ze zo mogelijk deel te laten uitmaken van het team of de locatie waar ze zich voor inzetten en ze te betrekken bij activiteiten. Waar dat van toepassing is biedt Vanboeijen scholing.

Continuïteit van de organisatie: kaders voor de bedrijfsvoering

Voor het jaar 2017 is een aantal algemene uitgangspunten geformuleerd die als koersbepalend zijn gesteld en die ook voor de begroting 2018 worden gehanteerd:

  • Er moet een begroting komen die enerzijds een concrete stap is op weg naar een duurzame en gezonde begroting (ambitie) maar tegelijkertijd een reëel beeld geeft (realistisch).
  • Uitgangspunt is het (gefaseerd) realiseren van de gestelde rendementsdoelen voor 2017 e.v. (2017: 1% exploitatieresultaat van de omzet; 2018: 2%; 2019: 3%). Dit rendementsdoel moet binnen drie jaar gerealiseerd worden, waardoor een duurzaam financieel beleid ontstaat.
  • De begroting gaat uit van een integrale exploitatie per kostenplaats. Transparant kunnen rapporteren over de gehele exploitatie van een zorglocatie is van groot belang.

Naast het opstellen van een begroting zijn er meer activiteiten gestart om de exploitatie van zorglocaties te verbeteren, waaronder de verschillende onderdelen van het herstelplan. Hieronder vallen onder andere de herorganisatie van het middenmanagement, het invoeren van capaciteitsmanagement en het centraliseren van gedecentraliseerde taken. Deze activiteiten zijn input voor de begroting 2018 en werken door in de individuele locatie begrotingen.