Bedrijfsvoering

4.1 Risicomanagement en bedrijfsvoering

Risicomanagement

Bij Vanboeijen heeft risicomanagement ten aanzien van de inhoudelijke en ondersteunende processen continu aandacht. Het uitgangspunt is de verantwoordelijkheid voor de zorg én de bedrijfsvoering laag in de organisatie neer te leggen. Dit vraagt een risicobewustzijn en kwaliteitsdenken bij elke medewerker. De organisatie hanteert de gedachte van continu verbeteren. Actuele risico’s worden in kaart gebracht en geagendeerd in het overleg op de locaties door de zorgmanagers. Ook worden risico’s geanalyseerd en besproken door de managers ondersteunende diensten, door het directieteam en door de bestuurder in de vergaderingen met de Raad van Toezicht. Hierbij is aandacht voor het transparant verantwoording afleggen over prestaties aan interne en externe stakeholders. Het vroegtijdig detecteren en communiceren van risico’s maakt tijdige bijsturing mogelijk.

Naast de eigen risicobeoordeling vindt er op verschillende manieren ook externe risicobeoordeling plaats. Elk jaar wordt door de onafhankelijke accountant een interimcontrole en een jaarrekening controle uitgevoerd. Hierbij wordt de werking van de administratieve organisatie en de interne processen getoetst. In verband met de wisseling van accountant, is door de nieuwe accountant KPMG daarnaast op verzoek van de bestuurder een uitgebreide 0-meting uitgevoerd. Deze rapportage is besproken in het directieteam en met de Raad van Toezicht.

Ook het Waarborgfonds verricht jaarlijks een herbeoordeling om te bezien of het lidmaatschap van Vanboeijen kan worden gecontinueerd. Ten slotte wordt Vanboeijen jaarlijks extern geaudit op basis van de HKZ-normering door de certificerende instantie. Voor al deze externe beoordelingen geldt dat de follow-up adequaat wordt opgepakt.

Voor Vanboeijen geldt het risico van gewijzigde zorgfinanciering en aanpassingen in regelgeving vanuit de overheid. Het kunnen inspelen op de veranderende behoefte van onze bewoners en cliënten en hun familie/verwanten maakt innovatief denken en handelen noodzakelijk. Het actueel houden van een meerjarenstrategie is voor Vanboeijen van groot belang en maakt onderdeel uit van het risicomanagement. De continuïteit van ondersteuning en begeleiding aan onze cliënten, de relatie met familie en verwanten en externe stakeholders en het gezond houden van de eigen organisatie alsmede een aantrekkelijke werkgever zijn, zijn de belangrijkste doelen in dit kader.

Bedrijfsvoering

De bedrijfsvoering van Vanboeijen leunt op een terugkerende beleidscyclus van planning & control. Dit start met het stellen van inhoudelijke prioriteiten en speerpunten in lijn met de meerjaren strategie en het stellen van een financieel kader voor de begroting voor het komende jaar. De Raad van Bestuur stelt de kaders vast, afstemming vindt plaats met de Raad van Toezicht, de medezeggenschapsraad en de centrale verwantenraad. Daarmee is instemming en draagvlak gecreëerd voor de te nemen maatregelen en de beschikbaar te stellen financiële middelen in de begroting. Op grond hiervan worden de deelbegrotingen opgesteld voor zorglocaties en ondersteunende diensten. De uiteindelijke begroting wordt door de Raad van Bestuur vastgesteld en door de Raad van Toezicht goedgekeurd. Na vaststelling van de begroting wordt de rapportage voor het jaar ingericht en kan het periodiek monitoren van gestelde doelen (op basis van de afgesproken KPI’s) via de realisatie starten. Hiervoor zijn de nodige tools beschikbaar. Er worden kwartaalrapportages opgesteld met een integraal karakter ten behoeve van de gremia en externe stakeholders.