Bestuur, toezicht en medezeggenschap

2.1 Normen voor goed bestuur

Vanboeijen heeft een éénhoofdige Raad van Bestuur (RvB) en een Raad van Toezicht (RvT) die bestaat uit vijf leden. In 2017 is er veel aandacht besteed aan het wijzigen van de statuten, aangezien de voormalige statuten uit 2009 verouderd waren. De nieuwe statuten zijn opgesteld met instemming van de Raad van Toezicht en de Raad van Bestuur met daarin de uitgangspunten van de nieuwe Governancecode voor de zorg uit 2017. In de nieuwe statuten zijn naast de medezeggenschapsraad (MZR) twee cliëntenraden opgenomen met beide een gelijkwaardige positie: de centrale bewonersraad (CBR) en de centrale verwantenraad (CVR). De statuten zijn besproken met de CBR en ter advies voorgelegd aan de CVR en de MZR en die hebben daar positief op geadviseerd, waarna op 21 december 2017 de statuten definitief zijn vastgesteld, getekend en gedeponeerd.

De Raad van Bestuur en Raad van Toezicht hechten veel waarde aan goed bestuur en toezicht en hanteren naast de statuten de Governancecode als norm voor goed bestuur en toezicht. Zij streven in de uitvoering van hun taak naar een optimale invulling van deze normen. Professioneel handelen en een onafhankelijke positie zijn daarbij van belang, evenals integer handelen, transparant zijn en het afleggen van verantwoording aan belanghebbenden, dit met het oog op de belangen van cliënten en de continuïteit en professionaliteit van de organisatie. De Raad van Toezicht evalueert jaarlijks het eigen functioneren en het functioneren van de Raad van Bestuur. In de zelfevaluatie wordt tevens de relatie tussen de Raad van Toezicht en de Raad van Bestuur meegenomen. De Raad van Toezicht legt extern verantwoording af over zijn handelen door goedkeuring te verlenen aan het maatschappelijk jaarverslag, inclusief de jaarrekening.

Vanboeijen kent een gedragscode die geldt voor alle medewerkers, uitzendkrachten, stagiaires en vrijwilligers. Naast de gedragscode kunnen medewerkers gebruik maken van de klokkenluidersregeling. Met behulp van de klokkenluiderregeling kunnen feiten, onrechtmatigheden of missstanden worden gemeld, waarbij het belang van de cliënt of een maatschappelijk belang in het geding is of komt. In 2017 zijn er geen meldingen gedaan in het kader van deze regeling.

Voor het leveren van kwalitatief goede ondersteuning en begeleiding, gebaseerd op de vraag van onze cliënten zijn medewerkers en begeleiders nodig, die zich vakkundig, op basis van vertrouwen en met passie en bevlogenheid inzetten voor Vanboeijen. Dat vraagt een cultuur waarin leren en reflecteren verder worden ontwikkeld en we elkaar aanspreken op afspraken en eigenaarschap. Centraal staat de vraag hoe talenten van cliënten kunnen worden ontwikkeld om hun dromen en wensen te realiseren. Dat begint in de driehoek waarin het persoonlijk plan van de cliënt centraal staat en de cliënt samen met de verwant en zijn persoonlijk begeleider bepaalt welke ondersteuning nodig is om dit doel te verwezenlijken. We streven naar een optimale kwaliteit van bestaan van onze cliënten.

Medewerkers moeten voldoende zijn toegerust om hun taken uit te voeren en in staat zijn om te reflecteren op de professionele uitoefening van hun vak. We bieden onze medewerkers hiervoor workshops, scholingen en trainingen aan die aansluiten bij de vraagstukken op locatie en de relevante thema’s binnen Vanboeijen. We willen werken met krachtige teams binnen Vanboeijen. We hebben een praatplaat krachtige teams ontwikkelt die handvaten geeft aan teams om hier met elkaar invulling aan te geven. We geven de zorgmanagers en hun teams de ruimte om te werken vanuit de visie van Vanboeijen waarbij iedereen recht heeft op een waardevol leven. Nauwe samenwerking met onze cliënten en hun ouders/verwanten is onmisbaar voor het kunnen bieden van de juiste ondersteuning en begeleiding.

Deze samenwerking gaan we verder vormgeven op een manier die aansluit bij de ervaringen van de afgelopen jaren en die past bij onze huidige ontwikkeling. Met ruimte, vrijheid en verantwoordelijkheid om verbeteringen met elkaar op locatie op te pakken. Met samenhangend (mede)zeggenschap op locatie. En met een helder kader van spelregels en afspraken. Deze manier van samen werken op de locatie noemen we: ‘Met elkaar op locatie’.

2.2 Raad van Bestuur

Vanboeijen heeft een éénhoofdige Raad van Bestuur, drs. J.M. (Annette) Imhof is sinds 1 april 2016 de voorzitter van de Raad van Bestuur van Vanboeijen. Vanuit een grote betrokkenheid, met oprechte aandacht voor de mens en deskundigheid geeft zij vol enthousiasme leiding aan Vanboeijen. Waarbij ze de missie en visie van Vanboeijen op een zeer inspirerende manier uitdraagt en vertaald in haar manier van besturen. Dit alles vindt plaats in een goede samenwerking met de directieleden, de leden van het programmaoverleg, de centrale bewonersraad, de centrale verwantenraad, de medezeggenschapsraad en de Raad van Toezicht.

Nevenfuncties van Annette Imhof zijn in 2017:

  • Toezichthouder bij het ROC Friese Poort.
  • Toezichthouder bij de Zonnehuisgroep Noord tot 1 oktober 2017.

Deze nevenfuncties van de bestuurder hebben de goedkeuring van de Raad van Toezicht en veroorzaken geen belangenverstrengeling met haar functie als voorzitter van de Raad van Bestuur van Vanboeijen. Daarnaast wordt elke vorm en/of schijn van belangenverstrengeling tussen de bestuurder en Vanboeijen vermeden. 

Gedragscode

De bestuurder houdt zich aan de statuten en reglementen van Vanboeijen, de Zorgbrede Governancecode en de Gedragscode van de NVZD, de vereniging van bestuurders in de gezondheidszorg.

Bezoldiging bestuurder

De Raad van Toezicht is als werkgever van de Raad van Bestuur verantwoordelijk voor het vaststellen van een maatschappelijk passende beloning van de bestuurder. De bezoldiging van de bestuurder is inclusief alle WNT-componenten, in lijn met de Wet Normering Topinkomens en de bezoldiging van topfunctionarissen in de publieke en semipublieke sector. Tevens is de bezoldiging gebaseerd op de klasse indeling (klasse IV) die voor Vanboeijen geldt. De vermelde bezoldigingen zijn vermeld in de jaarrekening.

Jaargesprek bestuurder

De bestuurder heeft op 12 april met de Raad van Toezicht een jaargesprek gevoerd waarin de wijze waarop de bestuurder invulling geeft aan de besturing van de organisatie is besproken.

Bestuurskosten

Vanboeijen kent geen vaste onkostenvergoeding voor leden van de Raad van Bestuur en de Raad van Toezicht. Gemaakte onkosten kunnen worden gedeclareerd. De declaraties van de bestuurder zijn gecontroleerd en getekend voor akkoord door de voorzitter van de Raad van Toezicht.

2.3 Raad van Toezicht

De Raad van Toezicht is werkgever en adviseur voor de Raad van Bestuur, waarbij de bestuurder ook adviseur is van de Raad van Toezicht. De Raad van Bestuur is eindverantwoordelijk voor het bestuur van Vanboeijen en de Raad van Toezicht houdt daar toezicht op. De taken en bevoegdheden van de Raad van Toezicht zijn opgenomen in de statuten van Vanboeijen. De Raad van Toezicht richt zich als toezichthouder met name op de besturing van de organisatie, de kwaliteit van begeleiding en ondersteuning, het bestuurlijk perspectief en de voortgang van processen en risico’s.

Samenstelling

Conform de statuten van Vanboeijen bestaat de Raad van Toezicht uit minimaal vijf tot maximaal zeven leden. Per 1 januari 2017 bestond de Raad van Toezicht van Vanboeijen weer uit vijf leden, vier mannen en één vrouw, dat is een uitbreiding met twee leden ten op zichte van de situatie per 31 december 2016. Als nieuwe leden zijn per 1 januari 2017 toegetreden de heer Schaart en mevrouw Beernink, beide hebben zij het inwerkprogramma van Vanboeijen gevolgd als nieuwe toezichthouders. De heer Uitentuis is in 2017 benoemd tot vicevoorzitter, de heer Reinders vervulde ook in 2017 de rol van voorzitter.

Samenstelling Raad van Toezicht vanaf 1 januari 2017

Samenstelling Raad van Toezicht vanaf 1 januari 2017
Naam Benoeming (Neven)functies
De heer Prof. dr. J.S. Reinders 26 maart op Bestuurslid KDI (Kwaliteit door iedereen)
  voordracht van de Emeritus Hoogleraar Ethiek
  MZR Wetenschappelijk adviseur Beelden van kwaliteit
De heer drs. H.F. Schoep MMC CMC 26 maart 2016 op voordracht van de CVR Organisatieadviseur en (interim- en project)manager in de zorg, overheid en gerelateerde sectoren voor Schoep Organisatieadvies & Management
    Voorzitter protestantse wijkgemeente Vredenoord in Assen
De heer E.H.J. Uitentuis MHA 30 maart 2016 Lid waarborgcommissie Sertum
    Penningmeester Stichting Disability Support International
    Penningmeester Stichting Kwaliteit Door Iedereen
    Penningmeester Stichting Vrienden van Georgië
    Bestuurslid Fundatia Viata Deminitate (Urlati-Roemenië)
    Penningmeester Stichting Rasmus
    Lid Europese gesprekskring “Orte Zum Leben”
De heer drs. J. Schaart MHA  1 januari 2017 Directeur-bestuurder Centrale Huisartsendienst Drenthe vanaf 1 augustus 2017
    Lid Raad van Bestuur Stichting Arq tot 1 november 2017
    Vicevoorzitter Raad van Toezicht Meander Medisch Centrum Amersfoort
    Lid Raad van Toezicht Ambulance Zorg Rotterdam Rijnmond tot 1 oktober 2017
    Bestuurslid Capaciteitsorgaan tot 1 oktober 2017
    Voorzitter Stichting 4 mei Concert tot 1 oktober 2017
Mevrouw drs. W.S. Beernink CMC  1 januari 2017 Lid Raad van Bestuur Accare vanaf 1 augustus 2017
    Voorzitter Raad van Bestuur Jeugdbescherming Noord en Veilig Thuis Groningen tot 1 augustus 2017
    Voorzitter Raad van Toezicht van Stichting De Opbouw tot 8 juli 2017

* Mevrouw Beernink is per 1 januari 2018 gestopt als toezichthouder.


Toezicht en maatregelen op voorkomen belangenverstrengeling

De leden van de Raad van Toezicht vervullen geen nevenfuncties die strijdig zijn met de belangen van Vanboeijen.

Honorering

Jaarlijks stelt de Raad van Toezicht het honorarium vast. De honorering is gebaseerd op de normen van de WNT en gerelateerd aan de bezoldiging van de bestuurder van Vanboeijen, waarbij de Raad van Toezicht de adviezen van de NVTZ volgt. De honorering van de Raad van Toezicht kent vier elementen: het honorarium naar functie, de onkostenvergoeding, de vergoeding van kwaliteit en deskundigheid bevorderende activiteiten en overige vormen van waardering. Voor 2017 is de keuze gemaakt om de honorering voor de Raad van Toezichtleden vast te stellen op 8% van de voor Vanboeijen geldende WNT-norm (Klasse IV). Voor de voorzitter Raad van Toezicht is een honorering vastgesteld van 12% van dezelfde norm. De bedragen staan vermeld in de jaarrekening.

Deskundigheidsbevordering en deskundigheidsontwikkeling

De leden van de Raad van Toezicht zijn allen lid van de NVTZ, de Nederlandse Vereniging van Toezichthouders in de Zorg. Ze verdiepen zich in de ontwikkelingen op het gebied van de zorg om zo hun toezichthoudende rol professioneel en op een verantwoorde wijze in te vullen. Twee leden van de Raad van Toezicht hebben in hun rol als toezichthouder voor Vanboeijen in 2017 een leergang gevolgd bij de NVTZ. Alle overige activiteiten die in het kader van deskundigheidsbevordering zijn ondernomen door de leden van de Raad van Toezicht zijn aan de NVTZ vermeld.

Werving, selectie en benoeming

In 2017 is de werving gestart om per 1 januari 2018 de Raad van Toezicht aan te vullen met twee nieuwe toezichthouders. Mevrouw Beernink is per 1 januari 2018 gestopt als toezichthouder vanwege het aanvaarden van de functie als lid Raad van Bestuur van Accare. De bestuurder heeft de Raad van Toezicht geadviseerd in deze procedure die via een extern bureau op openbare wijze is uitgevoerd. De Raad van Toezicht heeft de CBR, CVR en MZR gevraagd hen te adviseren m.b.t. het profiel dat voor deze werving was opgesteld en tevens ten aanzien van de benoeming van de voorgedragen kandidaten. De Raad van Toezicht is na positief advies van alle gremia met ingang van 1 januari 2018 uitgebreid met twee nieuwe toezichthouders, te weten mevrouw dr. L. Kater MBA en mevrouw dr. E.J. Finnema.

Vergaderingen en overleg medezeggenschapsorganen

De Raad van Toezicht heeft in 2017 zes keer vergaderd met de bestuurder, alle onderwerpen zoals vastgelegd in de statuten van Vanboeijen zijn in deze vergaderingen aan de orde geweest. Daarnaast is er tevens regelmatig contact geweest tussen de bestuurder en de voorzitter van de Raad van Toezicht.

De Raad van Toezicht heeft in 2017 twee keer een deel van de vergadering zonder aanwezigheid van de bestuurder vergaderd.

In 2017 heeft een afvaardiging van de Raad van Toezicht een deel van de formele vergadering met de bestuurder bijgewoond van de CVR en een deel van de formele vergadering met de bestuurder van de MZR. Daarnaast heeft de Raad van Toezicht tijdens het werkbezoek op 8 april geluncht met een afvaardiging van de CBR.

Toezicht op strategie en prestaties en interne beheersing en controlesystemen

De bestuurder heeft de Raad van Toezicht zowel tussendoor als tijdens de vergaderingen geïnformeerd over alle voor de Raad van Toezicht belangrijke zaken zodat de Raad van Toezicht in staat was om zijn toezichthoudende rol goed te kunnen vervullen. Bij mogelijke risico’s zijn de toezichthouders door de bestuurder meteen geïnformeerd.

Informatiebronnen

De Raad van Toezicht ontvangt conform de statuten, alle voor hen relevante notities, brieven, beleidsvoorstellen en plannen van Vanboeijen. Tevens ontvangt de RvT ieder kwartaal een kwartaalrapportage en informeert de bestuurder de RvT schriftelijk over alle voor de Raad van Toezicht belangrijke zaken.

Borging onafhankelijkheid en voorkomen van belangenverstrengeling

De Raad van Toezichtleden vervullen geen nevenfuncties die in strijd zijn met de belangen van Vanboeijen. De onafhankelijkheid van de leden van de Raad van Toezicht is geborgd zodat zij zonder last of ruggespraak kunnen functioneren. KPMG, de nieuwe accountant van Vanboeijen heeft alle leden van de Raad van Toezicht hier tevens op bevraagd.

Ingestelde commissies

In 2017 heeft de Raad van Toezicht drie commissies ingesteld te weten de remuneratiecommissie, de audit commissie en de commissie kwaliteit en veiligheid. Deze commissies zijn respectievelijk tweemaal, viermaal en viermaal bijeen geweest in 2017.

Jaarlijkse evaluatie

Eenmaal per jaar evalueert de Raad van Toezicht zijn eigen functioneren. In 2017 heeft de zelfevaluatie plaatsgevonden op 8 november. Tijdens het eerste gedeelte van de zelfevaluatie is gesproken over de samenwerking tussen de Raad van Bestuur en de Raad van Toezicht, hierbij waren ook de bestuurder en bestuurssecretaris aanwezig. Het tweede gedeelte van de zelfevaluatie heeft de Raad van Toezicht in de eigen kring gehouden.

Goedkeuring

De Raad van Toezicht heeft vanuit zijn rol in 2017 onder andere goedkeuring verleend aan besluiten van de bestuurder:

  • De jaarrekening en het jaardocument 2016
  • De verkoop van de grond in Kloosterveste
  • Businesscase Kinderboerderij Meppel
  • Businesscase VG Kind / Jeugd Assen
  • De ontvlechting van de samenwerking met Visio de Brink op de Argusvlinder in Meppel
  • De gewijzigde statuten
  • De begroting 2018
  • Financieringsvoorstel Rabobank

Advies

De Raad van Toezicht heeft de bestuurder vanuit haar toezichthoudende rol diverse malen geadviseerd, waarbij specifiek over:

  • De herinrichting van de 24-uurs zorg
  • De uitrol van het ontwikkelverhaal binnen Vanboeijen

Benoeming accountant

De Raad van Toezicht heeft na een zorgvuldig doorlopen selectietraject besloten om met ingang van 1 juli 2017, voor het hele boekjaar 2017, KPMG te benoemen als nieuwe accountant van Stichting Vanboeijen.

Werkbezoeken

In het voorjaar van 2017 heeft de voltallige Raad van Toezicht een uitgebreid werkbezoek gebracht aan Vanboeijen. Het thema van het werkbezoek was de strategische visie op Park Diepstroeten. Na de lunch met een afvaardiging van de centrale bewonersraad heeft de Raad van Toezicht een bezoek gebracht aan de BBLweg 4 waar de crisisopvang bij Vanboeijen is gesitueerd. In dit bezoek is de RvT uitgebreid geïnformeerd over de werkwijze en de aandachtspunten binnen de crisisopvang. Gevolgd door een gesprek met de zorgmanager en orthopedagoog van de VG-psychiatrie locatie op het park over de uitdagingen en dilemma’s binnen deze doelgroep. Met als afsluiting een uitgebreide rondleiding in het gezondheidscentrum op het park, met interessante gesprekken met de verschillende medici en paramedici en bewoners.

Daarnaast zijn de leden van de Raad van Toezicht in 2017 uitgenodigd door de bestuurder voor diverse bijeenkomsten, werkbezoeken en evenementen. Zij hebben onder meer het wensengala in Meppel bezocht en de eindejaarsbijeenkomst in Assen bijgewoond.

2.4 Centrale Bewonersraad

Medezeggenschap van cliënten van Vanboeijen

Clienten die bij Vanboeijen wonen of werken kunnen plaatsnemen in de bewonersraad.

Centrale Bewonersraad

De centrale bewonersraad (CBR) is er voor heel Vanboeijen. In de CBR zitten zeven cliënten die meedenken, -praten en -beslissen over onderwerpen die veel cliënten raken. De raadsleden worden ondersteund door een coach en een secretaresse.

De volgende bewoners zaten in 2017 in de centrale bewonersraad:

  • Dinie Bos (voorzitter) tot september 2017
  • Betsie Pol
  • Janneke Witter
  • Agnes Meerstadt
  • Henri Schiller
  • Doede Kuipers
  • Roland Garrelds (waarnemend voorzitter vanaf september 2017)

Overleggen

De CBR vergadert elke week, daarnaast overlegt de raad één keer per maand met de bestuurder van Vanboeijen.
De raad werkt samen met de centrale verwantenraad (CVR), om met elkaar op te komen voor de belangen van bewoners. Twee leden van de CVR zijn één keer per maand aanwezig bij het overleg van de centrale bewonersraad. Met de Raad van Toezicht heeft in 2017 twee keer een overleg plaatsgevonden, ook heeft de CBR meegedaan in de sollicitatieprocedure voor twee nieuwe leden voor de Raad van Toezicht.
Verder is de CBR over verschillende onderwerpen geïnformeerd door mensen van Vanboeijen of gasten van andere organisaties zoals de Gemeente Assen over het WMO-vervoer en de Vereniging LFB (de landelijke belangenorganisatie door en voor mensen met een verstandelijke beperking).
In het kader van de landelijke Prokkelweek heeft de CBR in juni een bezoek gebracht op het Stadhuis in Assen en gesproken met een wethouder en vergadert in de raadszaal.

Themagroepen

Naast de wekelijkse vergaderingen werkt de bewonersraad met themagroepen die worden ondersteund door coaches. In het volgende overzicht is weergegeven wat de themagroepen in 2017 deden en welke adviezen ze hebben uitgebracht.

Enkele belangrijke zaken in 2017

Samenstelling CBR
In 2017 werd afscheid genomen van de voorzitter van de CBR, Dinie Bos. Dinie heeft zich jarenlang ingezet voor de belangen van alle cliënten van Vanboeijen en werd benoemd tot erelid van de bewonersraad. In verband met de ontstane vacature in de CBR, is de CBR op zoek gegaan naar een nieuw raadslid. Begin 2018 is de CBR naar verwachting weer compleet.

Positie CBR in de statuten
De CBR is door de Raad van Toezicht geïnformeerd over de wijzigen in de statuten van Vanboeijen. De positie van de CBR is nu formeel in de statuten vastgelegd. De CBR krijgt ook het recht van zwaarwegend advies op de profielen en de benoeming van alle leden van de Raad van Toezicht.

Vertrouwenspersoon
De CBR heeft in 2017 aangegeven wat zij belangrijk vindt aan een nieuwe vertrouwenspersoon voor cliënten. De bestuurder heeft deze punten overgenomen. De CBR heeft positief geadviseerd op het aantrekken van de nieuwe vertrouwenspersoon.

Bewonersraad gezondheidscentrum
De bewonersraad van het gezondheidscentrum heeft in 2017 onder andere gesproken over het serieus genomen worden bij de dokter en de tandarts, de wisselingen bij de dokters, tips voor de mondhygiëniste en posters bij de tandarts.

Informatie
Om mee te kunnen denken, praten en beslissen moet de CBR weten wat er gaat gebeuren, hoe dat gaat gebeuren en wat de gevolgen voor de cliënten zijn. De CBR heeft in 2017 veel informatie en adviesaanvragen gekregen. De CBR heeft aan de bestuurder gevraagd om deze informatie voortaan in begrijpelijke taal te sturen en dat de raad voldoende de tijd krijgt om hierover na te denken en te praten. Voor alle cliënten geldt dat ze recht hebben op informatie die voor hen belangrijk is en ook dat ze zelf dingen kunnen opzoeken. Omdat dit nog niet goed geregeld is, heeft de CBR de bestuurder een ongevraagd advies gegeven om hiervoor een oplossing te zoeken. De bestuurder heeft naar aanleiding van dit advies actie ondernomen.

2.5 Centrale Verwantenraad

Medezeggenschap verwanten bij Vanboeijen

Ouders en verwanten zijn onmisbaar in de ondersteuning en begeleiding van de bewoners en cliënten die bij Vanboeijen wonen, werken en/of dagbesteding hebben. Zij kennen hun verwant tenslotte als geen ander. Wij vinden het daarom heel belangrijk dat ouders en verwanten meedenken, meepraten en meebeslissen. Dit alles om bij te dragen aan waar het allemaal om te doen is: een goede kwaliteit van ondersteuning en begeleiding. Dit overleg kan met elkaar op locatie in het locatie-overleg en op organisatieniveau gebeurt dat door ouders/verwanten in de centrale verwantenraad (CVR). De Wet op medezeggenschap voor cliënten in zorgorganisaties (Wmcz) geeft hier richtlijnen voor. Alle vertegenwoordigers van bewoners/deelnemers zijn lid van de centrale verwantenraad. Uit de leden wordt een bestuur van 8 mensen gekozen.

Samenstelling

Het bestuur van de CVR bestaat uit acht personen. In 2017 ontstond één vacature in het bestuur en op de voorjaarsbijeenkomst werd de door het bestuur voorgedragen kandidaat benoemd als bestuurslid. Eén bestuurslid werd voor een 2e periode van vier jaar herbenoemd als bestuurslid. De samenstelling van het bestuur was als volgt:

  • Jacob Halma (voorzitter)
  • Ton van der Meer (secretaris)
  • Henk Steenwijk (vice-voorzitter)
  • Bonne van der Kooi
  • Gea Hoekstra
  • Lex van Hemert
  • Willem van Marlen
  • Lidy Benning

De CVR wordt ondersteund door een secretaresse.
Bestuursleden van de CVR hebben ieder hun eigen specifieke aandachtsgebieden of rol binnen de CVR. Tevens vertegenwoordigen ze de CVR in commissies, project-, themagroepen en/of kenniskringen gericht op met name zorggerelateerde onderwerpen.

Overleg

Het CVR bestuur heeft in 2017 zeven keer vergaderd, waarbij tevens de bestuurder aanwezig was, evenals de bestuurssecretaris en afhankelijk van het onderwerp ook de directie. Deze overleggen waren open van karakter en verliepen in een prettige sfeer. Onderwerpen van gesprek waren o.a. de voortgang van het herstelplan, herinrichtingsmodel 24-uurs zorg, met elkaar op locatie, werken in de driehoek, visie op medezeggenschap door verwanten, het kwaliteitskader en kwaliteitsrapporten de financiële stand van zaken.
De CVR heeft meerdere adviesaanvragen ontvangen en heeft, na uitvoerige bespreking, op deze adviesaanvragen positief gereageerd.

Tijdens één bestuursvergadering was ook een delegatie van de Raad van Toezicht aanwezig. Ook vond een gesprek plaats met de Raad van Toezicht over de voorgestelde statutenwijziging en de benoemingsprocedure voor leden van de Raad van Toezicht. Eind 2017 is een delegatie van de CVR betrokken geweest bij de procedure voor het aantrekken van nieuwe leden voor de Raad van Toezicht.

De voltallige CVR werd tweemaal uitgenodigd voor een achterbanbijeenkomst. Het bestuur van de CVR informeert de leden dan over de activiteiten van het CVR bestuur van het afgelopen halfjaar en gaat hierover in gesprek met de leden. Daarnaast worden er actuele zorginhoudelijke thema’s behandeld en wordt informatie gegeven over de organisatieontwikkelingen. Tevens werd op 3 januari 2017 een speciale ledenvergadering georganiseerd over de adviesvraag met betrekking tot de reductie van het aantal teamleiders in het primaire proces.

Ook werd in januari een kennismakingsbijeenkomst georganiseerd tussen de CVR en de ouders/verwanten van de ouderinitiatieven bij Vanboeijen. In november 2017 organiseerde de CVR een themabijeenkomst over het onderwerp 'kwaliteit van bestaan'.

De communicatie met de achterban gaat verder zoveel mogelijk via het online platform SamenVanboeijen. Evenals in voorgaande jaren werd het contact met de achterban ook tot stand gebracht door het bezoeken van locatieraadbijeenkomsten.

Meerdere malen gedurende het jaar vindt een uitwisseling van onderwerpen plaats met de centrale bewonersraad en zonodig ook met de medezeggenschapsraad. In zowel het voorjaar als in het najaar kwamen bestuurder, directieleden, centrale verwantenraad en medezeggenschapsraad bijeen. Tijdens deze bijeenkomsten werd de stand van zaken en dilemma’s gedeeld. Een delegatie van de CVR spreekt elk kwartaal met de directeur bedrijfsvoering, samen met een delegatie van de MZR,  over financieel gerelateerde onderwerpen.

2.6 Medezeggenschapsraad

De medezeggenschapsraad (MZR) wil samen met de Raad van Bestuur vanuit ieders verantwoordelijkheid de medezeggenschap binnen de organisatie vormgeven, waardoor en waarbij de belangen tussen medewerkers, organisatie en cliënten in een goede verhouding staan. Voor de medewerkers betekent dit dat zij kunnen functioneren binnen een gezond bedrijf, zich professioneel kunnen ontwikkelen en ontplooien en dit positief uitstralen naar hun omgeving. De medewerkers hebben invloed op hun werkomgeving, waarin waardering en zorg voor elkaar en zichzelf voorop staat.

Budget

De raad heeft een budget voor scholing, vakliteratuur, kantoorbenodigdheden en andere materiële zaken.

Overleg

In 2017 heeft de MZR 11 maal formeel overlegd met de bestuurder. Stand van zaken verzuim en stand van zaken herstelplan waren vaste agendapunten. De bestuurder, directieleden, centrale verwantenraad en medezeggenschapsraad kwamen in het voor- en najaar bijeen. Tijdens deze bijeenkomsten werd de stand van zaken en werden dilemma’s gedeeld. Daarnaast overlegde een delegatie van de medezeggenschapsraad één keer per kwartaal met de afdeling P&O/HR over onderdelen van het personeelsbeleid en kwaliteit. Een andere delegatie van de raad sprak elk kwartaal met de directeur bedrijfsvoering over financieel gerelateerde onderwerpen. Met de programmamanager werd een keer per twee maanden de stand van zaken rondom de diverse projecten doorgenomen. Ook was een vertegenwoordiging van de raad als toehoorder aanwezig bij de gesprekken tussen vakbonden en bestuurder.

Om verbinding te houden met de achterban legt de raad werkplekbezoeken af. Door de werkplekbezoeken krijgt de MZR meer zicht op wat er speelt op de locaties en of organisatie brede thema’s spelen.
Bij belangrijke adviesaanvragen deed de raad achterbanraadplegingen, dit was het geval bij de adviesaanvragen voor plan & flex en nachtzorg.

Samenstelling

De MZR bestaat uit dertien gekozen personen en wordt ondersteund door een ambtelijk secretaris.

Verkiezingen

Eind mei 2017 eindigde de zittingsperiode. Op 18 mei zouden verkiezingen voor een nieuwe raad plaats vinden. Bij het sluiten van de kandidaatstellingstermijn bleek dat zich precies dertien kandidaten hadden gemeld voor de dertien beschikbare zetels. De kandidaten werden, conform reglement, als zijnde gekozen verklaard.

Samenstelling van de medezeggenschapsraad tot en met 17 mei 2017

Samenstelling van de medezeggenschapsraad tot en met 17 mei 2017
Naam Lidmaatschap
Monique Coort Lid
Margreet Dassen Lid
Jaap Dijkstra Lid
Linda Hulst Lid, Vice voorzitter
Saskia Mulder Lid
Roelof Noorda Lid
Albert Oosting Lid
Karolien Sikkens Lid
Natalja van Tienen Lid
Bea Voskamp Lid
Arna van der Wal-Hepping Lid, Voorzitter
Hilda Waninge Lid
   
Marry Wolf Geen lid, Ambtelijk secretaris

Samenstelling van de medezeggenschapsraad vanaf 18 mei 2017

Samenstelling van de medezeggenschapsraad vanaf 18 mei 2017
Naam Lidmaatschap
Anniek de Boer Lid
Irma Gelmers-Vlierman Lid
Linda Hulst Lid
Renate Kruize Lid
Coby Mulder Lid
Albert Oosting Lid
Marjan Ras Lid tot 1 december
Willeke de Steur-Westert Lid tot 1 december
Natalja van Tienen Lid
Alien Veldman-Snippe Lid
Arna van der Wal-Hepping Lid, Voorzitter
Hilda Waninge Lid, Vice voorzitter
Selma Zerrouq Lid
   
Marry Wolf Geen lid, Ambtelijk secretaris

Vanwege het tussentijds vertrekken van twee leden en het ontbreken van reservekandidaten, zal de raad begin 2018 aanvullende verkiezingen organiseren.

Behandelde onderwerpen

Een greep uit de door de MZR behandelde onderwerpen:

Adviesaanvraag Instemmingsverzoek Overig
Plan en flex Klokkenluidersregeling Reductie BLK’s
Reorganisatie ondersteunende diensten en indirecte functies (eerste fase) Werkkostenregeling BHV
Herinrichtingsmodel 24-uurs zorg- en dienstverlening   Personele bezetting in vakantieperiode
Ontvlechting Visio   Capaciteitsmanagement

De MZR heeft, na uitvoerig overleg, op alle adviesaanvragen positief geadviseerd. Bij een aantal adviesaanvragen is wel gevraagd om te zijner tijd de gevolgen van de voorgenomen besluiten te evalueren. De MZR heeft ook ingestemd met de instemmingsverzoeken, ook daarbij is gevraagd om evaluaties.